关于做好2020年度档案归档工作的通知
所属各部门：
2020年度档案归档工作已经开始。根据我国新颁《档案法》及我所已有相关规章制度的要求，现对有关事项通知如下：
一、归档工作内容及时间：
2020年度档案归档工作分四项内容进行。
第一项内容：即日起，各部门对本部门的档案归档情况进行自查。对2020年度前未归档的材料进行收集、整理、预立卷，填写《移交文件清单》或《移交案卷目录》，并于2021年6月底完成归档工作；
第二项内容：2020年度党群行政类及按自然年度归档的其他类档案材料的收集、整理、预立卷，并于2021年6月底完成归档，由党委办公室负责移交所综合档案室。
第三项内容：已完成验收的科研项目、产业项目、基建项目，其科技档案的归档工作于2021年6月底完成。
全所科研项目的材料收集、整理、预立卷及移交由项目承担部门负责，归档工作由科技管理处负责督促。
全所科研成果转化有关的档案材料（如奖状等）收集、整理由项目承担部门负责，归档工作由成果转化处负责督促。
会计档案的归档工作由计划与财务处负责。
基建档案的归档工作由基建管理办公室负责。
人事档案的归档工作由综合管理处和党委办公室负责。
各部门兼职档案员要认真履行职责，做好归档工作。
第四项内容：2021年上半年，综合档案室负责全所兼职档案员归档工作的培训指导工作，对各部门归档的各类档案进行鉴定，材料不符合要求的要通知有关人员进行整改，按规定办理档案移交手续；下半年，对鉴定合格的档案正式立卷，进行分类、编目、登记，编制检索工具，入库保存。
二、归档程序：
各部门应按照我所制定的档案工作管理规章制度的要求，收集、整理好本部门工作中形成的各种文件材料，预立卷，填写《移交文件清单》或《移交案卷目录》，部门负责人审核后，送我所综合档案室，材料合格后正式立卷、归档。
三、归档要求：
1、各部门要重视档案工作，将归档工作列入工作计划，指定兼职档案员做好文件材料收集工作，保证有足够的时间整理归档文件材料。为确保归档材料的真实、齐全、完整，请部门负责人认真做好审核工作。
2、归档的文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持彼此之间的有机联系，便于查找与利用；必须反映我所党政、科研、产业、管理等的全过程，保证完整、准确、系统；归档文件材料要求是原件。
3、科技档案归档的主要内容包括科研综合管理、科研课题（科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用、结题报告）等方面对我所和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用的科技文件材料。
4、科技档案归档的重点是本所研究课题（项目）的依据性材料、实验过程中形成的数据、调查记录、原始性材料和成果性材料、报告、专著等有保存价值的科技文件材料。
5、在工作中使用计算机形成的、具有保存价值的数字记录形式的电子文件均属于归档范围。同时具有纸质文件和电子文件的部门，在归档纸质文件的同时归档电子文件，归档的电子文件请用光盘。
6、在工作中使用照相机、摄像机、录音机等采集的、具有保存价值的声像材料均属于归档范围。声像档案的归档按要求请用光盘。
四、归档时所需填写的表格和卷盒由综合档案室提供。归档过程中有关文件材料的收集、整理、预立卷、划分保管期限等问题，可与所综合档案室联系，电话：84346193
综合管理处
2021年3月28日
